צוות מנחי Lean פועל בסביבה מורכבת ומלאת סתירות: עליהם להנחות מבלי לנהל, להחזיק באחריות ללא סמכות ניהולית, ללמד ולאפשר למידה עצמאית, להוביל פעולה ולפתח דיאלוג. בשל כל אלה נדרשים מהם רגישות ודיוק.
מי אמור להוביל את השינוי?
בספרות העשירה העוסקת בדרכים להובלת שינוי ארגוני ניתן לזהות קונצנזוס סביב הצורך בגיבוש וטיפוח קבוצת מנהיגים "סוכני שינוי", פעילים בעלי התאמה אישית המכירים בצורך בשינוי ומוכנים לקחת חלק פעיל בהובלתו. רוב הארגונים המבקשים לעבור את תהליך השינוי Lean Transformation, לשנות את תפיסת הניהול המסורתית ולבנות תרבות של ארגון Lean מקימים יחידת מנחי Lean פנימית – גרעין של פעילים אשר מובילים הטמעת עקרונות וכלים ממתודולוגיית Lean. סוכני השינוי נבחרים על בסיס תכונותיהם האישיות ולא על בסיס מעמדם ההיררכי.
אך הקמת יחידת מנחי Lean מכריחה להתמודד, בין היתר, עם הגדרת תפקיד המנהל/ת: האם הנחיית העובדים לשיפור על פי עקרונות Lean אינה בעצם חלק בלתי נפרד מעבודתם של מנהלי היחידות האורגניות? האם אפשרי באמת להוציא את עבודת ההנחיה ל"קבלני משנה"? ואם כבר הוחלט להוציא, האם מנחי ה-Lean אמורים להיטמע בארגון לשמירת היציבות הארגונית, או לשמש פיגום חיצוני זמני המוקם לצורך שינוי התרבות הארגונית ומפורק לאחר ששדרת הניהול התייצבה ותפיסת הניהול Lean הופכת לסטנדרט עבודה וניהול בארגון?
שימור מול שינוי
אל מול הצורך בשינוי ניצבים מנגנוני השימור והשמרנות בתרבות הארגונית: מסורות, פוליטיקה ארגונית, מעמדות ועוד. בתרבות הארגונית מתקיים מתח בין יסודות השימור או השינוי, ותמיכה חיצונית של סוכן השינוי עשויה לשמש מנוף לשינוי ארגוני.
תפקיד צוות ה-Lean כולל תכנון ומימוש תהליך השינוי הארגוני, עידוד והנחיית המצטרפים לתהליך והתמודדות עם התנגדות (המחנה השמרני) – לאו דווקא במשחק כוחות אלא בניסיון להסיר התנגדויות ולוודא שכולם מרוויחים מתהליך השינוי (או כפי שג'ים וומאק מכנה זאת: להפוך את כולם למרוצים).
על מנחי ה-Lean להישמר שלא להפוך למטיפים או משגיחי כשרות של "תורת Lean". תפיסת ה-Lean מבקשת לעודד חשיבה עצמאית והעצמת העובדים בכל דרך לפתרון בעיות ולפריצת גבולות. על פי עקרונות ה-Lean, השיפור המתמיד של הסטנדרטים הקיימים מבוצע בתהליך אבולוציוני על ידי אימוץ השונה ועידוד החריג.
הכי חשוב: לבנות יכולות עצמאיות
פעמים רבות מצאתי עצמי כמנחה Lean נקלע למציאות בה מצופה ממני לקחת תפקיד פעיל בהובלת השינוי: לתת תשובות ופתרונות, להציג מקרים דומים ובעיקר לשכנע מנהלים ולסלק התנגדויות. היענות לציפיות אלה תגביר את תלות הארגון במנחה, שסופה כישלון מתסכל לאפשרות של שינוי בר-קיימא. במקום להתפתות לציפיות אני משנן לעצמי את התכלית של מנחה Lean כפי שלימד אותנו אדגר שיין – לאפשר לאנשי הארגון לפתח יכולותיהם עצמאיות להנעת שינוי באמצעות שאילת שאלות ופתרון בעיות.
צוות מנחי Lean פועל בסביבה מורכבת ומלאת סתירות: עליהם להנחות מבלי לנהל, להדריך וגם ללמוד, להחזיק באחריות ללא סמכות ניהולית, לבנות בסיס לתהליכי עבודה יציבים ולעודד חתירה לשינוי, ללמד ולאפשר למידה עצמאית, להחזיק ולהפיץ ידע, להוביל פעולה תוך עידוד חשיבה ביקורתית ופיתוח דיאלוג. בשל כל אלה נדרשים מהם רגישות ודיוק בביצוע התערבות מול בעלי הסמכות.
מורכבות התפקיד מחייבת את מנחי ה-Lean להצטייד במידה גדושה של צניעות בהבנת מקומם במערכת הארגונית, וענווה בהתייחסות לשאר בעלי העניין והסמכות. לפני בניית הצוות יש להקדיש מחשבה לדילמות היסוד הכרוכות בתפקידו. האם צוות מנחי ה-Lean רואה עצמו כפיגום זמני או שלד ארגוני? כיצד יימנעו מלהמיר אורתודוקסיה אחת בשנייה? כיצד יקדמו למידה ושינוי מתמיד כבסיס לבנייה מחודשת?
בעז תמיר, ILE
כתיבת תגובה